Если вы собираетесь принять нового сотрудника в команду или впервые набираете штат — эта статья для вас. Вместе с моими экспертами подготовили пошаговую инструкцию и все необходимые образцы документов.

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Как оформить сотрудника в штат

Мои эксперты подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

• Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• Трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые;
• СНИЛС;
• Документы об образовании;
• Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

• Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
• Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
• Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

Скачать образец положения о работе с персональными даннымиСкачать

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

• порядок приема и увольнения сотрудников,
• время труда и отдыха,
• меры поощрения и взыскания,
• сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

Скачать образец правил внутреннего трудового распорядкаСкачать

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

• условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
• правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

Скачать образец должностной инструкции специалиста по охране трудаСкачать

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Скачать образец положения об оплате трудаСкачать

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

• Мои эксперты напоминают:
• Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.
• Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Скачать шаблон трудового договораСкачать

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

• правил трудового распорядка;
• положений об оплате труда;
• положений о премировании;
• графика сменности;
• графика отпусков.

Скачать бланк типовой формы трудового договораСкачать Скачать пример заполнения типовой формы трудового договораСкачать

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

• название и дата составления документа;
• название вашей организации и указание вида деятельности;
• размер зарплаты сотрудника и название его должности;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

Скачать образец приказа о приеме сотрудника на работуСкачать Скачать бланк приказа по форме № Т-1Скачать Скачать бланк приказа по форме №Т-1аСкачать

5. Внесите запись в трудовую книжку

Если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и внести запись в трудовую. Например:

В 2021 году сотрудники могут перейти на электронные трудовые — у любого работодателя в любое время. Для этого нужно написать заявление с просьбой вести электронную трудовую. Работодатель обязан сделать запись о переходе на электронный формат в трудовой.

Если работник трудоустраивается впервые, то ему нужно оформить только электронный вариант.

Работодатель должен оформить сотруднику личную карточку по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной. С каждой записью в трудовой книжке работодатель знакомит сотрудника под подпись в его личной карточке.

Скачать образец личной карточки по форме Т-2Скачать

Мои эксперты напоминают: бумажные трудовые с 1 сентября заполнять нужно по новым правилам. Что изменилось, узнайте здесь.

6. Для ИП: встаньте на учет в ФСС

Встать на учет в качестве страхователя нужно по взносам на обязательное соцстрахование и на травматизм. 

Подайте в территориальное отделение ФСС по месту своего жительства заявление о регистрации и копию трудовой книжки или трудового договора первого из принятых сотрудников.

Скачать образец заявления о регистрации страхователяСкачать

Документы можно передать лично на бумаге в отделение ФСС или отправить по почте. При личном визите в фонд будьте готовы предъявить паспорт.

Есть возможность подать документы электронно через Госуслуги, но их нужно заверять электронной подписью. 

Если у вас еще нет ЭЦП, мои эксперты помогут получить сертификат. 

В ПФР регистрироваться не нужно. ИП-работодателям не присваивают отдельный регистрационный номер страхователя в ПФР. Для отчетности по страховым взносам за сотрудников возьмите регистрационный номер из выписки из ЕГРИП. Как получить выписку из ЕГРИП онлайн узнайте здесь. 

В ФОМС вас зарегистрирует ПФР в момент постановки на налоговый учет на основании данных ФНС. Отдельно вставать на учет в ФОМС при оформлении сотрудников ИП не нужно.

Юрлицам дополнительно ничего делать не нужно: ПФР и ФСС сами регистрируют организацию, как только получают сведения от налоговой.

7. Сдайте отчет СЗВ-ТД в ПФР

1. При приеме на работу сдавайте СЗВ-ТД не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу.
2. В графах 1–6 укажите данные о приеме на работу.
3. В графах 8–10 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите запись.

Пример заполнения СЗВ-ТД:

Скачать кадровые документы одним архивомСкачать

Как часто сдавать	Какой отчет	Куда
Ежемесячно	СЗВ-М	ПФР
При изменениях (перевод, прием, увольнение)	СЗВ-ТД
Ежеквартально	РСВ	ИФНС
6-НДФЛ
4-ФСС	ФСС
Ежегодно	2-НДФЛ	ИФНС
СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1	ПФР

Скачать бланки отчетности:

Скачать одним архивомСкачать

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу, обратитесь к моим специалистам. Эксперты-кадровики из моей команды оформят сотрудников, рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды.

Как ИП принять на работу сотрудника?

Если ваш бизнес растёт, и вести его в одиночку уже сложно, подумайте о найме работников. Прежде чем принять решение, взвесьте все «за» и «против». Работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. 

Итак, вы приняли решение и нанимаете первого сотрудника. Последовательность действий будет такой:

1. Заключить договор: трудовой или гражданско-правовой.
2. Оформить кадровые документы о приёме сотрудника, если заключён трудовой договор. Подробнее о них читайте в статье Какие документы оформить при найме сотрудника.
3. Зарегистрироваться как работодатель в фонде социального страхования, если наняли сотрудника по трудовому договору. Это нужно сделать один раз — при найме первого сотрудника.

Если нанимаете иностранного сотрудника, нужно учитывать ещё несколько нюансов. Читайте о них в статье.

И в любом случае придётся сдавать за работников отчётность. Зарегистрируйтесь в Эльбе, чтобы справляться с отчётами в несколько кликов — первые 30 дней будут бесплатными.

????

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать обучение

Какой договор заключить

Вы можете заключить трудовой или гражданско-правовой договор в зависимости от того, какие задачи собираетесь поручить работнику. Определиться с выбором поможет таблица.

Что сравнивается Трудовой договор Гражданский договор

В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер).	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом.	Гражданским кодексом.
Запись в трудовой книжке	Есть.	Нет.
Какие взносы платить (без учёта льгот)	Взносы в налоговую на пенсионное страхование 22%. Взносы в налоговую на медицинское страхование 5,1%. Взносы в налоговую на нетрудоспособность 2,9%. Взносы в ФСС на травматизм по тарифу, установленному для вас в ФСС.	Взносы в налоговую на пенсионное страхование 22%. Взносы в налоговую на медицинское страхование 5,1%. Взносы в ФСС на травматизм, если это прописано в договоре.
Какие соц. гарантии обязательно предоставлять сотруднику	Регулярная выплата заработной платы. Месячная зарплата не ниже МРОТ. Предоставление оплачиваемых отпусков. Выплата больничных и пособий. Компенсации при увольнении.	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.

!

Фактически взносы в обоих случаях будут меньше, потому что для всего малого бизнеса действует льготный тариф по страховым взносам. Подробнее читайте в статье «Кто может сэкономить на взносах за сотрудников».

Не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор.

Замена одного договора на другой может привести к неприятым последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым.

Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.).

Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы. Определившись с этим, вы правильно выберете тип договора.

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору

Подробно об оформлении кадровых документов мы написали в отдельной статье.

Шаг 1. Получите от сотрудника документы:  

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг).
• Свидетельство государственного пенсионного страхования — СНИЛС или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года.
• Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите для него страховое свидетельство. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.

Медицинский полис ОМС сотрудник оформляет самостоятельно в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации».

Шаг 2. Попросите заявление о приёме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда. 

Шаблон заявления

Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении сверяйтесь состатьёй 57 Трудового кодекса или используйте типовую форму. Трудовой договор оформите в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй — у вас.  В конце договора сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть. Это должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда, коммерческой тайне и другие акты. Можете отказаться от оформления актов и включить всё в трудовой договор по типовой форме.

Шаг 5. Оформите приказ о приёме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом ознакомьте работника под роспись. 

Шаблон приказа

Шаг 6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в пенсионный фонд — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внесите в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

Шаг 7. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать её на тонком картоне или плотной бумаге. 

Шаблон личной карточки

????

Эльба рассчитает зарплату, НДФЛ и взносы. Получите 30 дней в подарок при регистрации.

Хочу попробовать

Сообщите в ФСС о найме первого сотрудника

С 2017 года ИП сообщает о найме первого сотрудника только в ФСС. Это нужно сделать в двух случаях:

• Работник нанят по трудовому договору.
• Работник нанят по гражданско-правовому договору, в котором предусмотрены взносы на травматизм. 

Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после оформления договора. Если не успеть, грозит штраф: 5 000 рублей до 90 дней просрочки, дольше — 10 000 рублей. Порядок регистрации в ФСС утверждён регламентом. Для регистрации понадобятся:

• заявление
• копия вашего паспорта
• трудовые книжки работников
• гражданско-правовые договоры с работниками, если в них предусмотрены взносы на травматизм.

Вы можете зарегистрироваться в ФСС удалённо, заполнив электронную форму на портале Госуслуг. 

Как было раньше?

До 2017 года ИП сообщали о найме работников в ПФР и ФСС. В 2017 году взносы перешли под контроль налоговой, и пенсионный фонд перестал регистрировать ИП-работодателей. Единственное, что не перешло под контроль налоговой, — взносы на «травматизм». Их по-прежнему платят в фонд социального страхования. Поэтому только туда нужно сообщать о найме сотрудника.

Почему не нужно сообщать налоговой о найме работника?

Об этом сказала сама налоговая в письме. Она узнает о том, что у ИП появились сотрудники, из квартальной отчётности по взносам.

Регистрационный номер в ПФР

• Если вы зарегистрировались как работодатель до 2017 года, у вас есть два рег.номера в ПФР: для ИП и для работодателя. Первый вы указываете в платёжках по страховым взносам за ИП, а второй — в платёжках и отчётности по взносам за сотрудников.
• Если вы зарегистрировались после 1 января 2017 года, у вас только один номер в ПФР, который дают сразу при регистрации ИП. Указывайте его и в отчётности за ИП, и в отчётности за сотрудников.

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов.

Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. Эльба поможет вам легко вести всех сотрудников, рассчитывать налоги и взносы, напоминать о сроках сдачи отчётов.

Статья актуальна на  19.01.2022

Расскажем, как оформить сотрудника в ИП официально и что для этого потребуется

Чтобы вести бизнес официально, не боятся проверок надзорных органов, быть уверенным в правомерности своей деятельности, нужно работать в соответствии с требованиями Российского законодательства. Одним из них является официальное оформление работников, которые трудятся в вашем бизнесе.

Зачем оформлять сотрудников официально

Какой тип оформления выбрать

Ошибки новичков и пути их решения

Мы расскажем, как оформить сотрудника в ИП официально в 2022 году, что для этого потребуется, какие ошибки допускают новички и как их избежать.

По закону трудовые отношения между работодателем и работником должны быть оформлены договором и производится соответствующие отчисления. При нарушении требований могут пострадать и работодатель, и наемный работник.

В договорах расписываются взаимоотношения между работником и ИП, их права и обязанности, ответственность. При совершении действий, нарушающих договор, и работодатель, и сотрудник могут подавать жалобы в трудовую инспекцию, оформлять иски в суд. Если работник работает неофициально, ни он, ни предприниматель не смогут привлечь другую сторону к ответственности при нарушениях.

Величина наказания также существенная:

• На ИП: налоговая накладывает штрафы в размере в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению по неуплаченным налогам; административная ответственность – штраф до 50000 рублей или замораживание деятельности до 90 дней; если выявлена крупная сумма ущерба, может быть уголовная ответственность в виде штрафа до 200000 рублей или лишение свободы до 2 лет.
• На работника: налоговая ответственность – штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога НДФЛ, и взыскание всех неуплаченных сумм; при крупных сокрытиях налогов может быть предусмотрена уголовная ответственность; кроме того, он не зарабатывает себе на пенсию, не сможет рассчитывать на социальные выплаты.

Какой тип оформления выбрать

Предприниматель может выбрать два типа оформления сотрудников:

• По трудовому договору. Применяется в случае, если работник принимается на постоянную работу. В нем отображаются обязанности сотрудника, график работы, порядок предоставления отпуска, отгулов, и т. д.
• По гражданско-правовому договору (ГПД). Используется при произведении разовых работ или оказания услуг. В нем отображается информация, какие работы должны быть выполнены, в какой срок.

Для предпринимателя проще оформить ГПД, если в нем возложить обязанность уплаты страховых взносов на сотрудника, ему не потребуется регистрироваться в ФСС и платить взносы, не нужно предоставлять отпуск, оплачивать больничные и т. д. Однако, налоговая проверяет правомочность договоров между ИП и наемными работниками и, при обнаружении попытки обмана, будет наложен штраф в размере 10000рублей на каждого сотрудника, который оформлен неправильно.

Давайте последовательно разберем, как оформить сотрудника в ИП правильно.

Что потребуется

Для того, чтобы у ИП появилась возможность официально принимать на работу сотрудников, потребуется составить штатное расписание и разработать формы договоров. Их можно бесплатно скачать на специальных порталах и адаптировать под свою деятельность.

Для оформления документов, ИП должен знать свой код ОКПО. Получить информацию можно на сайте на сайте Росстата. Потребуется ввести ИНН или ОГРИП.

Пошаговые действия

Предлагаем пошаговый план действий с подробным описанием каждого этапа.

Составление штатного расписания

• Штатное расписание – это документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках.
• В штатное расписание вносятся все наемные работники, работающие по трудовому договору.
• Оно запрашивается проверяющими органами при проверках и за его отсутствие величина штрафа составит 5000 рублей.
• Штатное расписание составляется по форме № Т-3 унифицированных форм первичной учетной документации.
• Что должен содержать документ:

• Полные ФИО ИП.
• Наименование структурного подразделения (например, отдел кадров, бухгалтерия, финансовый отдел), если их нет, поле остается пустым.
• Если структурные подразделения есть, они нумеруются и проставляется номер (например, отдел кадров – 1, бухгалтерия – 2)
• Код должности по Общероссийскому классификатору занятий — ОКЗ.
• Сколько работников будет в штате на этой должности, если вы планируете брать сотрудников на полставки, может быть не целое число.
• Величина оклада (не менее регионального МРОТ) и надбавки.
• Итоговая величина заработка.
• Примечание.

1. Документ подписывается ИП или руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, если они есть в штате.
2. После составления штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом в произвольной форме.
3. Ориентировочный текст приказа:

• Утвердить штатное расписание от 03.03.2022 года за №1.

Оформление сотрудников как ИП: выгода и риски

Расходы на оплату труда для многих организаций представляют собой весьма ощутимую статью расходов. Особенно остро этот вопрос стоит в тех компаниях, которые используют высококвалифицированный, следовательно, высокооплачиваемый труд, и доля зарплаты в себестоимости велика.

Собственно, проблема даже не в самих суммах зарплат работников, а в связанной с этими зарплатами налоговой нагрузке.

Естественно, что желание «сэкономить» на зарплатных налогах (употребляю этот термин вполне осознанно, поскольку взносы во внебюджетные фонды, уплачиваемые работодателями, обладают всеми признаками налогов), порождало и продолжает порождать всевозможные конструкции, призванные как-то уменьшить величину выплат с фонда оплаты труда.

Раньше, когда «теневой» оборот был сравним с легальным, задача решалась просто – работникам устанавливались минимально возможные оклады, с которых платились взносы и НДФЛ, а остальное выдавалось «в конверте». Однако, в результате усилий государства по «обелению» бизнеса, зарплату «в конвертах» становилось платить все труднее и опаснее.

Поэтому сначала появились стратегия «аутсорсинга работников», когда работники числились в одной компании, а трудились, по договору о предоставлении персонала, в другой. Достоинством такой стратегии принято было считать практически полную замену расходов на оплату труда расходами за «услуги производственного характера».

Это означало, помимо избавления от взносов во внебюджетные фонды, также и экономию на НДС (для тех компаний, которые применяли ОСНО), поскольку расходы на зарплату это расходы «без НДС», а за предоставление персонала платили уже с учетом НДС, принимая его к вычету.

Однако в этих компаниях возникали, в общем-то, те же проблемы, от которых и пытались уйти «оптимизаторы» – зарплаты работников были минимальны, чтобы выплатить реальные зарплаты и при этом получить «зачетный» НДС, приходилось работать с «однодневками», что порождало все более значительные риски.

Работники, как и прежде, фактически получали деньги «в конверте», да еще и вынуждены были переходить «гуртом» из одной компании в другую, занимающуюся тем же самым, когда компанию, из-за накопившихся проблем, приходилось менять.

И тогда, вполне закономерно, стратегия эволюционировала. Вместо какой-то сомнительной компании, предоставляющей персонал, появилось оформление «сотрудников», как ИП.

На первый взгляд, достоинства очевидны – при применении предпринимателем УСН с объектом налогообложения «доходы», стоимость выплаты фактической зарплаты составит 6% (единый налог) плюс взносы на обязательное страхование: в 2018 году – 26 545 руб.

на пенсионное страхование, 5840 руб. – на медицинское страхование, и еще 1% от суммы превышения, если доходы ИП превысят 300 тыс. руб. в год.

ПРИМЕР

Для сравнения возьмем работника с окладом в размере 50 тыс. руб. в месяц. Ежемесячно работодатель будет платить за него 22% на обязательное пенсионное страхование, 5,1% на медицинское страхование, 2,9% на социальное страхование.

Есть еще и страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, размер взносов на него зависит от вида деятельности (от 0,2% до 8,5% от ФОТ), поэтому представим, что работодатель – компания, занимающаяся оптовой торговлей и ставка в этом случае 0,2%.

Итак, в месяц работодатель заплатит соответственно: 11 000, 2550, 1450 руб. и 100 руб. Итого в месяц взносов наберется на 15,1 тыс. руб. НДФЛ составит 13% от оклада, т.е. 6,5 тыс. руб. Следовательно, всего налогов и взносов – 21,6 тыс. руб. в мес. или 259,2 тыс. руб. в год.

На руки при этом работник получит 43,5 тыс. руб. (50 тыс. руб. – 6,5 тыс. руб.) или 522 тыс. руб. в год.

А вот если такой «работник» – уже не работник, а ИП, то для него доход составит 600 тыс. руб. в год (50 тыс. руб. х 12). Расходы при этом будут такими: единый налог (6%) – 36 тыс. руб.

в год; фиксированные взносы – 32 385 руб. в год; 1% от 300 тыс. руб. (600 тыс. руб. – 300 тыс. руб.) – 3 тыс. руб. в год. Всего платежей выйдет на 71 385 руб.

в год, а на руки такой ИП (при условии, что все за себя он платит сам) получит 528 615 руб. в год.

И никаких «однодневок» при этом! На таких условиях работодатели даже готовы платить указанные суммы за работников, увеличивая их вознаграждение так, чтобы после уплаты на счете ИП оставалась фактическая сумма оговоренной зарплаты.

Но, применяя такую стратегию, работодатель должен весьма взвешенно подойти к оценке рисков. Для этого нужно правильно понимать позицию государства – любые действия налогоплательщика должны иметь явную, объяснимую и понятную деловую цель, причем оптимизация налогов не может быть такой целью.

Данная позиция, устанавливая фактически презумпцию виновности налогоплательщика, привела к появлению понятия необоснованной налоговой выгоды – то есть выгоды, полученной искусственно, не вследствие обычной хозяйственной деятельности (например, предприятие продавало продукцию в России, вдруг нашло клиента за рубежом, и получило право на применение ставки 0% по НДС), а благодаря ухищрениям менеджмента (для того, чтобы получить налоговые послабления, предприятие совершило какие-либо действия, не имеющие никакой иной цели, кроме снижения налогов). Соответственно, прежде чем заменить всех работников ИП – подрядчиками, неплохо было бы все же найти весомое обоснование. Зачем нужны именно подрядчики? Почему эту работу нельзя поручить штатным сотрудникам?

Одним из таких оснований может служить, например, следующее. Представим себе компанию, занимающуюся, допустим, поставкой какого-либо оборудования в регионы РФ. Оборудование требует монтажа и пусконаладочных работ, в дальнейшем понадобится обслуживание и ремонт данного оборудования, в том числе и по гарантии.

Для производства этих работ необходим специалист. Предприятие заключает с клиентами договоры на монтаж, гарантийное обслуживание, ремонт и т. п.

Как предприятие может выполнить свои обязательства перед клиентами? Либо бесконечно направлять сотрудников в командировки, что может привести к нарушению обязательств перед клиентом – специалист уехал на один объект, а тут возникли проблемы с оборудованием на другом объекте – специалиста нет, оборудование простаивает, клиент недоволен и может предъявить неустойку. Либо открыть обособленные подразделения в каждом месте, где работает оборудование, приняв туда работников в штат – это вызовет рост расходов, что скажется на цене и самого оборудования, и сервиса, что сделает продукцию неконкурентоспособной, поскольку платить зарплату придется независимо от загруженности специалиста. Либо, что вполне логично и объяснимо, найти на месте подрядчика – ИП, который и будет заниматься обслуживанием и ремонтом. Деловая цель очевидна.

Еще один пример – крупная торговая компания поставляет товары в розничные торговые сети в различные регионы страны.

Возникают проблемы с выкладкой, необходимо взаимодействие с администрациями торговых сетей, нужен представитель хотя бы для того, чтобы присутствовать для составления актов при приемке очередной партии товара. Вполне обоснованно для этих целей привлечь ИП по договору подряда.

Может быть и так – допустим, владельцы ресторана хотят нанять управляющего. При этом, желая увеличить свои доходы, принимают решение не нанимать работника, а поручить это управляющему – ИП.

Вознаграждение ИП устанавливается исходя из прибыли ресторана, при этом ИП – управляющий сам определяет тактику ведения дел, принимая на себя часть рисков – ведь при отсутствии прибыли управляющий не получит вознаграждения.

Или владелец парикмахерской предоставляет рабочие места ИП в аренду – владелец собирает арендную плату за помещение и оборудование, он может также рекламировать парикмахерскую, тем самым увеличивая приток клиентов, что приводит к росту доходов как мастеров – ИП, так и самого владельца. Что объединяет все эти примеры? Целью сотрудничества с ИП является не экономия на налогах, а снижение издержек, повышение качества обслуживания клиентов, увеличение прибыльности бизнеса и т.д.

Итак, если деловая цель сотрудничества с ИП определена, можно приступать к оформлению этого сотрудничества. Надо понимать, что ИП – лицо самостоятельное, работающее с организацией по договору подряда (оказания услуг).

Следовательно, ИП не может брать больничный, ходить в отпуск, подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, ему не может быть установлен режим рабочего времени, обеденный перерыв, заработная плата, к нему нельзя применить меры дисциплинарного взыскания, у него не может быть должностной инструкции – взаимоотношения организации и ИП не регулируются трудовым законодательством. А это означает, что включение подобных положений в договор с ИП чревато признанием такого договора фактически трудовым (ст. 19.1 Трудового кодекса) со всеми вытекающими из этого последствиями – доначислением взносов и НДФЛ (ведь налоговый агент несет те же обязанности, что и налогоплательщик), и, в случае крупного размера недоимки (а это свыше пяти миллионов рублей за три последовательно идущих финансовых года, при условии, что сумма недоимки превышает 25% от общей суммы налогов, сборов, взносов, подлежащих уплате организацией) – и уголовной ответственностью (ст. 199 Уголовного кодекса). Причем отношения будут переквалифицированы в трудовые с момента начала таких отношений.

Допустим, ничего такого в договорах нет. Означает ли это, что налоговики не смогут переквалифицировать договор подряда с ИП в трудовой? Во всяком случае, попытаются. Здесь им могут оказать помощь сами работники – ИП.

К примеру, при проведении допроса свидетеля в рамках мероприятий налогового контроля, такому ИП обязательно будут заданы вопросы: «Как он стал ИП?», «Кто занимается подготовкой отчетности и расчетом сумм налогов для ИП?», «В чем именно заключаются его обязанности?», «Какая ответственность предусмотрена, скажем, за опоздание или прогул?», «У кого он отпрашивается с работы?» и еще целый ряд подобных каверзных вопросов, имеющих целью собрать доказательства фиктивности договора подряда и фактическое наличие трудовых отношений организации и ИП. Если же, например, в ходе осмотра помещения бухгалтерии организации будут обнаружены бухгалтерские базы ИП, системы «клиент-банк» по их расчетным счетам, печати ИП, а кто-то из бухгалтеров скажет, что в его обязанности входит ведение учета у этих ИП, то ситуация осложнится еще больше. Следующая неприятность – установление факта использования одного и того же IP-адреса организацией и ИП – эту информацию проверяющие могут получить как в банках, так и у операторов телекоммуникационных систем для сдачи отчетности. Также косвенным доказательством послужит и наличие доверенностей на представителя ИП, в случае, если эти доверенности выданы всеми ИП одному или нескольким лицам, работающим в организации (или ИП – бухгалтерам, к примеру, особенно при отсутствии договора оказания услуг на ведение учета между ИП – бухгалтером и другими ИП). Доказательствами могут стать и установление ежемесячного вознаграждения вне зависимости от проделанной ИП работы; и формальные, не содержащие информации о работах (услугах) первичные учетные документы (акты выполненных работ (оказанных услуг), свидетельствующие о том, что фактически оплачивается рабочее время, а не объем работ предпринимателя; и ежемесячные (или дважды в месяц) перечисления одинаковых сумм на счет ИП – в общем, все, что так или иначе позволить трактовать отношения, как трудовые.

Резюмируя вышесказанное, можно сказать – отсутствие деловой цели вкупе с недостаточным пониманием как руководством организации, так и самими ИП особого статуса их взаимоотношений – залог переквалификации договоров с ИП в трудовые договоры. Однако если все же решение заменить сотрудников предпринимателями принято, рассмотрим наиболее часто встречающиеся способы такой замены.

Существующие работники организации становятся ИП, трудовые договоры расторгаются, заключаются договоры подряда (оказания услуг).

Это, пожалуй, самый рискованный способ. Внятно объяснить массовую тягу работников к предпринимательству будет очень трудно.

Ведь характер работы, обязанности, распорядок не меняются, иерархические отношения начальник-подчиненный сохраняются (а это недопустимо), регистрация зачастую проходит «централизованно», силами самой организации, учет ИП ложится на плечи бухгалтерии.

Помимо этого, предприятие внезапно перестает платить НДФЛ и взносы, что сразу заметно налоговикам и, с большой долей вероятности, вызовет у них интерес.

При приеме на работу новых сотрудников компания предлагает им стать ИП.

Представитель организации осуществляет помощь в регистрации, затем новоиспеченный предприниматель заключает с предприятием договор. При этом способе риск меньше, но все равно велик. Факторы риска – регистрация, ведение учета, предоставление отчетности, уплата налогов ИП силами сотрудников организации.

Но главное – непонимание самим работником сути происходящего и его убежденность в том, что он устроился именно на работу. Еще один немаловажный фактор – необходимость совершенно разного подхода к работникам и к ИП со стороны, к примеру, кадровой службы. На предприятии есть и работники, и ИП.

Добросовестный кадровик, не понимая разницы между ними и желая правильно выполнить свою функцию, может собрать сведения, ознакомить нового человека под подпись с различными внутренними положениями компании, – в общем, сделать все то, что полагается делать при приеме на работу, а не при заключении договора подряда со сторонним лицом.

И этих аккуратно подшитых в папку «Кадры» документов будет вполне достаточно для доказательства факта трудовых взаимоотношений (Определение Верховного Суда Российской Федерации от 27 февраля 2017 г. № 302-КГ17-382).

Заключение договора с ранее зарегистрированным ИП.

Этот способ, особенно если человек уже действительно является предпринимателем, наиболее безопасен. Отсутствует скоропалительная регистрация ИП, у самого человека есть понимание своего статуса. Однако риски, указанные выше, все же присутствуют. Это вновь ведение учета ИП, внутренние положения и инструкции и т.п

Есть и еще одна, общая для всех способов, проблема – увольнение, вернее, расторжение договора с ИП.

Если фактический работник стал предпринимателем помимо своего желания, а компания, сделавшая его ИП, при расставании с ним не позаботится о «закрытии» ИП, то вполне возможна следующая ситуация – бывший работник, незнакомый со своими обязанностями, налагаемыми на него статусом предпринимателя, рано или поздно попадет в поле зрения налоговиков – хотя бы за неуплату фиксированных взносов на пенсионное и медицинское страхование. Получив требование с суммой 32 385 руб. (26 545 + 5840), такой бывший работник вряд ли обрадуется и захочет платить. Скорее, предполагая, что он сможет избежать уплаты данной суммы, он сам отправится в налоговую инспекцию и даст объяснения, что на предыдущей работе его заставили подписать «какие-то документы», а он, не понимая сути этих документов, подписал их, потому что ему сказали, что так надо, и в дальнейшем просто работал, никакой предпринимательской деятельности не вел. Что будут делать с этой информацией налоговики, вполне понятно.

В заключение хотелось бы сказать следующее – оформление фактических работников в качестве ИП – весьма рискованное противозаконное действие, направленное, по сути, на уклонение от уплаты взносов с организации. И, если настоящей деловой цели заключения договоров с ИП не существует, лучше воздержаться от этого.